Dülmener Jobcenter hat auf das „E-Akten“-System umgestellt

Dülmen. Seit Anfang Juli arbeitet das Dülmener Jobcenter mit der „E-Akte“. Die digitale Variante ersetzt die alten Papierakten, in denen Unterlagen von Kund*innen zusammengetragen werden – zum Beispiel Unterkunftskosten, Unterhaltsregelungen, Anfragen und weiterer Schriftverkehr. Wo früher dicke Ordner durchwühlt werden mussten, sind die gesuchten Informationen jetzt mit wenigen Mausklicks verfügbar. Nach zwei Monaten Praxiserfahrungen zieht das Jobcenter nun ein positives Zwischenfazit.
„Die Einführung hat reibungslos funktioniert und es gab keine größeren Probleme. Mit den E-Akten können wir schnell und sicher auf benötigte Informationen zugreifen. Davon profitieren nicht nur wir, sondern auch unsere Kunden“, erläutert Herbert Wies, Fachbereichsleiter Arbeit, Soziales, Ehrenamt und Senioren der Stadt Dülmen. Die Umstellung auf das digitale System war zunächst mal mit händischer Arbeit verbunden: Rund 1.000 Akten haben die Mitarbeitenden des Jobcenters seit Anfang Mai eingescannt und digitalisiert. Eine durchschnittliche Akte erfasst schnell mehrere 100 Seiten an bedrucktem Papier. Es gibt aber auch Akten, die mehrere Ordner umfassen. „Wir haben deshalb nur aktuelle Fälle und nur die notwendigsten Informationen (circa 30 bis 60 Seiten pro Fall) digitalisiert. Im Keller lagern weiterhin dicke Papierakten aus den vergangenen Jahren. Diese müssen dort bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht verbleiben“, erklärt Maren Lütkebohmert, Abteilungsleiterin des Jobcenters.
Für die Kund*innen im Jobcenter hat sich durch die E-Akte erst einmal wenig verändert. Viele Unterlagen können aber direkt elektronisch eingereicht werden. Müssen Urkunden, Verträge oder ähnliche Unterlagen im Original vorliegen, teilt das Jobcenter dies ausdrücklich mit. Diese Dokumente werden dann vor Ort eingescannt und das Original anschließend wieder ausgehändigt. „Die E-Akte bringt auch den Vorteil mit sich, dass wir viel weniger Unterlagen auf Papier ausdrucken müssen. Das kommt natürlich der Umwelt zugute“, sagt Maren Lütkebohmert. Angst um Datenverlust durch beispielsweise Stromausfälle müsse auch niemand haben: „Alles ist mehrfach abgesichert und digital archiviert.“
Ebenso wie die Stadt Dülmen verwalten auch die weiteren Jobcenter im Kreis Coesfeld Anliegen der Bürger*innen mit Hilfe der E-Akte. Sie setzen damit frühzeitig die geforderte Digitalisierung-Offensive des Landes NRW um: Im Zuge dieses Prozesses müssen öffentliche Verwaltungen bestimmte Dienstleistungen bis Ende 2022 auch digital anbieten.