Professionelle Unterstützung für die Vereinsverwaltung und mehr

Dülmen. Die Idee, Sportvereine durch Übernahme von Verwaltungsaufgaben zu unterstützen, hatte Holger Schmidt schon länger. Denn immer öfter bekam der Referent für Vereinsentwicklung beim Landessportbund NRW bei seinen Besuchen bei Sportvereinen zu hören, wie schwer bis unmöglich es ist, etwa Vereinskassierer zu finden. Holger Schmidt entwickelte in Folge eine Geschäftskonzept. Anfang 2024 nun geht die Vereins-Service Münsterland GmbH operativ an den Start.

„Das Angebot, das wir Vereinen machen, gibt es in dieser Form bislang noch nicht“, sagt Holger Schmidt, Geschäftsführer der im Sommer gegründeten Firma und seit vielen Jahren Geschäftsführer der Behindertensportgemeinschaft (BSG) Dülmen. „Unsere Basisdienstleistungen umfassen beispielsweise telefonische Erreichbarkeit für die Vereine 37 Stunden die Woche montags bis freitags, außerdem die Mitgliedsverwaltung inklusive Beitragseinzug und eine Reihe von Geldbewegungen“, so Holger Schmidt. „Das alles kostet den Verein weniger als einen Euro pro Mitglied und Monat. Somit stellt sich das für viele Vereine günstiger dar, als eine Person als Minijobber zu beschäftigen. Und da wir mehrere Personen hier beim Vereins-Service haben, ist krankheitsbedingter Ausfall für unsere Kunden kein Thema.“
Die Dienstleistungen sind IT-basiert. „Die Telefonanrufe an die Vereine werden an uns weitergeleitet, und für die Vereinsverwaltung nutzen wir ein cloudbasiertes Programm der Tineon AG“, so Holger Schmidt. Durch Schulungen „sind wir fit im Umgang mit dieser Software und pflegen mit diesem Tool die Vereins- und Mitgliedsdaten. Die Vereinsvorstandsmitglieder erhalten komplette Einsicht- und Exportrechte für die Vereinsdaten. Und wenn der Verein die Dienste der Vereins-Service Münsterland GmbH nicht mehr benötigt, erhält der Verein die Berechtigungen zur Weiterverwendung der Daten“, erläutert Holger Schmidt. Ein Jahr beträgt die Mindestvertragslaufzeit bei der Vereins-Service Münsterland GmbH.
Über die Basisleistungen hinaus können Vereine auch weitere Unterstützung buchen. „Etwa Finanzbuchhaltung. Oder sie können uns damit beauftragen, beispielsweise Vorstands-Klausurveranstaltungen zu organisieren und durchzuführen“, so Holger Schmidt. Er denkt dabei in erster Linie an Sportvereine. „Aber grundsätzlich können wir auch jedem anderen Verein helfen“, so Holger Schmidt.
Das Team der Vereins-Service Münsterland GmbH arbeitet in den Räumen der Geschäftsstelle der BSG in der August-Schlüter-Straße, zwischen DRK-Heim und Feuer- und Rettungswache. „Die BSG ist auch der erste Kunde der Vereins-Service Münsterland GmbH. Weil GmbH-Mitarbeiter*innen Räume der BSG nutzen, stellt die GmbH der BSG die Verwaltungsleistungen nicht in Rechnung“, so Holger Schmidt. Wer aus dem Team der Vereins-Service Münsterland GmbH nicht im BSG-Gebäude Platz hat, arbeitet im Homeoffice.
Wem immer er auch das Angebot der Vereins-Service Münsterland GmbH erläutert hat – Infos dazu auch auf www.vereins-service.de –, „stets waren die Reaktionen positiv“, so Holger Schmidt. „Denn in vielen Vereinen finden sich einfach keine Personen mehr, die die Arbeiten des Kassierers übernehmen möchten. Und diejenigen, die sich ehrenamtlich einbringen möchten, möchten lieber Zeit für eine positive Vereinsentwicklung investieren als in Verwaltungskram.“
Je nachdem, wie die Nachfrage und Auftragslage der Vereins-Service Münsterland GmbH sich entwickelt, sind mehr oder weniger Personen mit im Boot. „Auch diejenigen, die in der Anfangszeit noch nicht operativ mitarbeiten, nehmen aktuell an den Schulungen für die Vereinssoftware teil“, so Holger Schmidt.
Während die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Vereins-Service Münsterland GmbH sich also gezielt fit machen, haben die Gesellschafter der GmbH jeweils intensive Fachexpertise: Holger Schmidt als Geschäftsführer des Rehasport-Vereins BSG mit über 1.000 Mitgliedern, als Vereinsentwicklungsberater des LSB NRW (seit 2009) und als Zertifizierter Vereinsmanager. Gesellschafterin Stephanie Samel ist angehende Steuerberaterin mit Schwerpunkt auf Steuerrecht für Vereine und Vorstand „Finanzen“ der Sportjugend NRW, und Cedric van Beek ist Steuerberater mit Kanzlei in Essen mit Schwerpunkt unter anderem auf Steuerrecht für Vereine und andere gemeinnützige Organisationen. Cedric van Beek verfügt zudem über eine mehr als zehnjährige Erfahrung als Kassierer eines großen Mehrspartenvereins in Essen.